Agent ou agente de secrétariat

À propos de l'Obvia

L’Obvia - Observatoire international sur les impacts sociétaux de l'IA et du numérique - est un réseau de recherche interuniversitaire qui a pour mission d'identifier les enjeux sociétaux de l'intelligence artificielle (IA) et du numérique et de contribuer à des solutions qui placent les êtres vivants et la biosphère au centre de leur cycle de développement et d'utilisation. Notre communauté de recherche produit des connaissances ouvertes, en collaboration avec la société civile, les acteurs publics, l’industrie et les développeurs, afin de renforcer les capacités individuelles et collectives.

Principales tâches et responsabilités

Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative.

La personne titulaire du poste assure un soutien administratif essentiel à la direction et aux membres de l’équipe opérationnelle. Elle joue un rôle clé dans le suivi et le bon fonctionnement des activités courantes de l’organisation.

• Participer à la coordination du Comité directeur, Comité exécutif, Comité scientifique et Comité sur les adhésions : organiser des rencontres, préparer les ordres du jour, assembler et préparer les documents requis et assure le suivi des échéanciers et des décisions prises ;
• Rédiger des comptes rendus et des procès-verbaux, préparer des lettres, des synthèses d’information et divers documents pour la direction ;
• Maintenir à jour des bases de données internes, listes de contacts, bottins, procéduriers et certaines sections du site web ;
• Agir comme premier point de contact auprès de nouveaux interlocuteurs (demandes externes) ;
• Participer à l’envoi de diverses communications (informations aux nouveaux membres, attestations et confirmations) ;
• Participer à la gestion des agendas de la direction, planifier les déplacements, procéder aux réservations (transport, hébergement, inscriptions) ;
• Préparer des formulaires administratifs (rapports de dépenses, demandes de paiement, avances de voyage) ;
• Appuyer la gestion des appels à projets (réception et compilation des soumissions, envoi de lettres aux équipes, remerciements aux évaluateurs) ;
• Participer à la logistique d’événements (réservation de salles, gestion des attestations, remboursement des dépenses aux conférenciers, etc.).

Qualifications requises

Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
Autres : Excel, Powerpoint, Teams  

Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.

La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante:

• Chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur;
• Chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé;
• Chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.