À propos de l'Obvia
L’Obvia est un réseau de recherche interuniversitaire de premier plan qui a pour mission d'identifier les enjeux sociétaux de l'intelligence artificielle (IA) et du numérique et de contribuer à des solutions qui placent les êtres vivants et la biosphère au centre de leur cycle de développement et d'utilisation. La communauté de recherche de l’Obvia produit des connaissances ouvertes et soutient le renforcement des capabilités individuelles et collectives, notamment en collaborant avec les actrices et acteurs publics.
Tâches et responsabilités
La personne titulaire de la fonction appuie administrativement la direction et les membres de l’équipe opérationnelle de l’Obvia.
La personne recherchée :
- Participe à la gestion des agendas de la directrice générale et du directeur adjoint, gère les contraintes de disponibilité, propose des solutions de rechange afin de considérer les demandes selon leur degré d’importance ;
- Organise et planifie les activités demandant des déplacements de la direction;
- Procède aux réservations, aux inscriptions, aux réservations d’hôtels, des moyens de transport, etc.
- Organise les rencontres du Comité directeur, du Comité exécutif et du Comité scientifique (suivi des disponibilités, envoi des avis de convocation, préparation des ordres du jour en collaboration avec la direction, rédaction des procès-verbaux et compte rendu, préparation des documents pertinents).
- Rédige des comptes rendus, des procès-verbaux et des lettres, compile de l’information interne ; prépare des documents ou synthèses d’information pour la direction ; révise certains documents de l’équipe.
- Interagit avec des interlocuteurs internes et externes pour répondre en première ligne, répond aux demandes d'informations, réfère les demandes plus complexes aux différentes personnes de l’équipe, s’assure des suivis.
- Organise et assure le suivi des rencontres d’équipe (mise à jour des convocations, suivis de l’ordre du jour, prise de notes).
- Prépare et vérifie les formulaires administratifs de la direction et de l’équipe (rapports de dépenses, demandes de paiement, avances de voyage).
- Assume la mise à jour de certaines bases de données, de bottins et de procéduriers.
- Soutien les membres de l’équipe dans la réalisation de diverses tâches administratives en lien, notamment, avec la gestion du membership (mise à jour et diffusion des listes, communications aux nouveaux membres, mise à jour de
- certaines informations sur le site web) ; les appels à projets (compilation et vérification des soumissions reçues ; envoie des lettres aux équipes financées et non financées ; préparation et envoie des lettres de remerciement aux évaluateurs), les évènements (réservations de salles, préparation et envoi des attestations de participation, suivi des rapports de dépense des conférenciers),etc.
Qualifications requises
- Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
- Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente.
- Autres : Logiciels: Word, Excel, Powerpoint, Teams
Seront considérés comme des atouts:
- Très bonne habilité à la gestion des agendas et aux suivis des réunions;
- Solide expérience en rédaction de procès-verbaux, compte rendu et lettre.
Conditions d'emploi
- Mode de travail hybride possible, bureau à Québec
- Horaire d’été allégé
- Horaire flexible de 35h/semaine
- Campus et complexe sportif favorisant les saines habitudes de vie
Candidatures
Les personnes salariées intéressées doivent soumettre leur candidature en cliquant sur le bouton postuler et joindre dans un seul fichier une lettre de présentation ainsi qu'un curriculum vitae récent.
Pour des informations complémentaires ou si vous souhaitez obtenir des mesures d’adaptation, communiquez avec Valérie Boisclair au valerie.boisclair@vrrh.ulaval.ca